HISTORIA DE LA COMPUTADORA
La computadora es una máquina capaz de procesar información de manera rápida y exacta, mediante unos programas que permiten tener un conjunto de datos de entrada y salida.
BENEFICIOS DE LA COMPUTADORA PARA LA SECRETARIA
Gracias a la tecnología hemos avanzado en la labor secretarial a través del tiempo ya que el uso de la informática mejora día a día el trabajo que hace algunas décadas era impensable. Nos permite un acceso más fácil al internet, manejo de la agenda electrónica con el uso del Outlook, para registrar contactos y formar el directorio, notes de Outlook para la extensión de memoria, recibir y enviar correos electrónicos, la oficina de la secretaria es una de las áreas de la empresa que cuenta con más maquinas: ordenadores, fax, impresoras, cámaras y otras, lo que ha traído, además de las facilidades, un aumento en el volumen de trabajo.
PARTES DEL PC
DISPOSITIVOS DE ENTRADA
ASPECTO FISICO (HARDWARE)
Las partes de la computadora son aquellos elementos electrónicos que observamos ilustrados, también llamados dispositivos de entrada y salida.
LA UNIDAD CENTRAL DE PROCESO (CPU)
Es un conjunto de circuitos electrónicos digitales encargados de recibir, procesar y enviar la información de los dispositivos de entrada/salida, constituyéndose en la parte más importante del computador.
PANTALLA O MONITOR
Es el elemento de salida en el cual se proyectan o reproducen las imágenes. El monitor es el que mantiene informado al usuario de lo que está haciendo el computador en cada momento.
RATÓN MOUSE
Es un dispositivo de forma plana cuyo desplazamiento sobre una superficie horizontal hace visible el movimiento del cursor en la pantalla (o monitor).
UNIDAD DE DISQUETES
Las unidades de disquetes son dispositivos de entrada y salida que permiten cargar y descargar información masiva al computador, asi como su almacenamiento y transporte.
QUEMADOR DE CD O GRABADORA
Este dispositivo no solo lee los CD sino que también permite grabar en ellos cualquier tipo de información, utilizando un programa especialmente diseñado para esta función.
UNIDAD DE DVD
Es un formato de almacenamiento de datos digitales que se encarga de leer DVD.
EL TECLADO
Permite ingresar la información a la computadora logrando una buena comunicación con la misma.
EL SOFTWARE
Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación, y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación. Por lo tanto no son visibles ni tangibles.
Se puede clasificar al software en tres grandes tipos:
v Software de sistema: es un sistema operativo, diseñado para que el usuario pueda interactuar con los componentes de la maquina.
v Software de programación: permite desarrollar programas informaticos, usando diferentes alternativas y lenguajes de programación, de una manera práctica.
v Software de aplicación: es el que permite a los usuarios llevar a cabo las tareas como edición de textos, imágenes, cálculos, entre otros. También los podemos conocer como aplicación.
SISTEMAS OPERATIVOS (S.O)
Es el software básico de una computadora que provee un vinculo entre los programas del ordenador, los dispositivos del hardware y el usuario.
Algunas de las funciones son administrar los recursos de la maquina, coordinar el hardware, organizar archivos y directorios en dispositivos de almacenamiento.
Los sistemas operativos más conocidos son:
- GNU/LINUX:Es un sistema operativo grafico diseñado por cientos de programadores de todo el planeta. Entre ellos esta Linux tovalds. Permite al ordenador utilizar programas como: editores de texto, juegos, navegadores de internet, entre otros.
- MICROSOFT WINDOWS: Es el nombre de una serie de sistemas operativos creados por Microsoft.
- UNIX: Es un sistema operativo multiusuario que incorpora multitarea. Tiene diversas variantes, es potente y mas transportable e independiente de equipos concreto.
Uno de los sistemas operativos es el D.O.S si quiere conocer mas acerca de el has clic aquí.
Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos.
WORD
COMBINACIONES DE TECLAS MÁS COMUNES
WINDOWS
Es la manera en la cual, una persona se puede manejar y desarrollar, en el campo de la informática.
Windows cumple con la función de ir desarrollando las tareas del computador, por medio de una interfaz gráfica que utiliza recuadros o ventanas.
ESTRUCTURACIÓN DE CARPETAS EN WINDOWS
La creación y estructuración de directorios en modo gráfico gira en torno a un ambiente más amigable para el usuario final, en el cual solo basta con un par de clics o combinación de teclas para crear cuantos directorios o subdirectorios sean requeridos, esto es posible a través del explorador de Windows o dependiendo del OS que se esté ejecutando.
Para crear un directorio en modo gráfico se prosigue de esta manera:
Paso 1: Creación del Directorio adaptado a Windows:
Clic derecho sobre un área libre del explorador, y seleccionar la opción presente en el menú desplegable, nuevo. Para concluir la creación de carpetas en Windows presione aqui.
VERSIONES DE WINDOWS:
WINDOWS 95: Interfaz de usuario. Compatibilidad con nombres de archivo largos de hasta 250 caracteres, y la capacidad de detectar automáticamente y configurar el hardware instalado.
WINDOWS XP: Es un equipo con un propósito determinado, integrado en el sistema que controla. Necesita especificaciones particulares y realiza tareas predefinidas.
WINDOWS 98: Es un sistema operativo gráfico.
WINDOWS 2000: Es un sistema operativo para empresas y es ideal para ejecutar servidores de red o los servidores de archivo.
WINDOWS 7: Esta versión está diseñada para uso en PC, incluyendo equipos de escritorio en hogares y oficinas.
WINDOWS VISTA: Imágenes 3D, gráficos.
WINDOWS XP: Es un equipo con un propósito determinado, integrado en el sistema que controla. Necesita especificaciones particulares y realiza tareas predefinidas.
WINDOWS 98: Es un sistema operativo gráfico.
WINDOWS 2000: Es un sistema operativo para empresas y es ideal para ejecutar servidores de red o los servidores de archivo.
WINDOWS 7: Esta versión está diseñada para uso en PC, incluyendo equipos de escritorio en hogares y oficinas.
WINDOWS VISTA: Imágenes 3D, gráficos.
Al acceder a Windows nos aparece la pantalla de bienvenida que es el escritorio, el sitio donde ubicamos las principales herramientas de trabajo.
VENTANA
Parte delimitada de un sistema operativo, que suele ser rectangular y que contiene elementos afines entre si en ella. Una ventana posee titulo, botones para minimizarla, maximizarla, restaurarla y cerrarla.
OFIMÁTICA
Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos.WORD
Es un software destinado al procesamiento de textos.
CARPETA: Denominada también directorio y se define como aquel espacio reservado por el usuario en una unidad de almacenamiento para guardar los archivos de manera clasificada.
ARCHIVO: Es información generada por el usuario en un programa específico y se almacena en las carpetas.
Sitios para crear las carpetas:
v ESCRITORIO: Cuando la información sea de uso frecuente.
v UNIDADES DE ALMACENAMIENTO: El disco duro C: \, D: \,USB, CD, DVD u otro dispositivo, se guarda cuando la información debe ser trasladada o es muy privada.
v APLICACIONES DE WINDOWS: Son todas las ventanas que empiezan por mis. Ejemplo: mis imágenes, mis documentos, mis videos, entre otros. Se guarda cuando la información este clasificada.
v DENTRO DE OTRA CARPETA: Sub carpeta, se guarda cuando vamos a clasificar la información.
v DENTRO DE OTRA CARPETA: Sub carpeta, se guarda cuando vamos a clasificar la información.
ACCIONES EN WINDOWS MÁS FRECUENTES
COPIAR: Duplicar un archivo o carpeta, conservando el original.
CORTAR: Sin conservar el original (mover).
PEGAR: Ubicar el archivo o carpeta en un sitio específico.
COMVINACION DE TECLAS PARA UBICAR EL PUNTO DE INCERSION EN UN DOCUMENTO
MOVER A O COPIAR A: Permite mover o copiar información a un sitio determinado.
Para ir a:
El inicio de un documento : Ctrl + inicio
Final del documento: Ctrl+ fin
Inicio del párrafo: Ctrl+ direccional hacia abajo
Letra por letra: direccional a la derecha o direccional a la izquierda
Línea por línea: direccional hacia arriba o direccional hacia abajo
Palabra por palabra: Ctrl(sostenido) +direccional a la derecha o Ctrl(sostenido) + direccional a la izquierda
Final de una línea - inicio de una línea: tecla fin- tecla inicio
COMBINACIONES DE TECLAS PARA SELECCIONAR EL TEXTO QUE VA A SER MODIFICADO
Para seleccionar combinación
Una letra Shift + direccional a la derecha
Una palabra Shift + Ctrl + direccional a la derecha
Una línea Shift + tecla fin
Un párrafo Shift + Ctrl + direccional hacia abajo
Todo el texto Ctrl + E
Una página Shift + Av Pag
APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA MODIFICAR FUENTE
Negrilla (N): Resalta el texto seleccionado. Ctrl + N.
Cursiva (K): Inclina el texto 75º. Ctrl + K.
Subrayar(S): Genera una línea inferior sobre el texto.Ctrl + S.
Tachado (abc): Genera una línea a través del texto.
Subíndice(x2): Shift + Ctrl + cero.
Superíndice(x2): Ctrl + +.
Tipo de Fuente: Shift + Ctrl + F.
Tamaño reducido: Ctrl+ tecla mayor que – menor que.
Tamaño ampliado: Shift + Ctrl + tecla mayor que – menor que.
Cambiar mayúsculas y minúsculas: shift (sostenido) + F3.
COMBINACIONES DE TECLAS MÁS COMUNES
Combinación función
F1 ayuda
F12 guardar como
Supr elimina carácter hacia la derecha
Alt + F4 cierra la venta activa
Ctrl + F12 abre el cuadro de dialogo
Ctrl + C copiar texto seleccionado
Ctrl + X cortar texto seleccionado
Ctrl + V pegar texto seleccionado
Ctrl + Z deshacer la ultima accion
Ctrl + Y rehace la ultima accion
Ctrl + U crea un nuevo documento
Ctrl + A abre un documento
Ctrl + R cierra documento
Ctrl + G guarda un documento
Ctrl + B buscar y reemplazar
Ctrl + L reemplazar
Ctrl + M fuente – efectos
Alt + F4 + A + Enter apagar
Ctrl + M ocultar párrafo – mostrar párrafo oculto
¶ Caracteres no imprimibles
MARGENES
Son aquellos espacios que se dejan en un documento para editar el aspecto y así mejorar su presentación; existen cuatro márgenes las cuales son superiores, inferiores, izquierdas y derechas. Para asignar el valor de una margen utilizamos la ficha diseño de página y la caja lógica o submenú configurar página.
TABULADORES
Son unas posiciones medidas que se utilizan para colocar y alinear texto en un lugar determinado de la página de Word, existen cuatro tipos de tabulaciones las cuales son:
Tabulación izquierda:Es aquella que coloca el texto a la derecha de la marca de tabulación. El principio del texto queda pegado a la marca de tabulación. Ejemplo:
Nombre: Julio
Apellido: Marín
Documento de identidad: 1020430187
Dirección: Calle 48 Nº69-34
Tabulación al centro: Es aquella que coloca el texto centrado con respecto a la marca de tabulación. Ejemplo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8
0 1 2 3 4 5 6 7 8
0 1 2 3 4 5 6 7
0 1 2 3 4 5 6
0 1 2 3 4 5
0 1 2 3 4
0 1 2 3
0 1 2
0 1
0
Tabulación derecha: Es aquella que coloca el texto a la izquierda de la marca de tabulación .Así el final del texto queda pegado a la marca de tabulación.se utiliza para poner números enteros en columna y después sumarlos. Ejemplo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 1 2 3 4 5 6 7 8
0 1 2 3 4 5 6 7
0 1 2 3 4 5 6
0 1 2 3 4 5
0 1 2 3 4
0 1 2 3
0 1 2
0 1
0
Tabulación decimal: Es aquella que coloca la parte entera de un numero a la izquierda de las marca de tabulación, la coma decimal queda justo sobre la marca de tabulación y la parte decimal del numero queda a la derecha de la marca de tabulación. Esta marca de tabulación tiene como objetivo poner números decimales en columna para luego ser sumados. Ejemplo:
25,785
3,98765
125,1
45973,8739
ALINEACIÓN
Es la colocación de las líneas del texto con respecto a las márgenes del documento
Existen cuatro tipos de alineaciones las cuales son:
Alineación izquierda: Es aquella que coloca todos los caracteres de comienzo de línea pagados a la margen izquierda del texto, mientras que los caracteres de final de línea no quedan pagados a la margen derecha del documento. La combinación de teclas para colocar un texto alineado a la izquierda es Ctrl + Q. Esta alineación viene configurada por defecto en Microsoft Word.
Alineación derecha: Es aquella alineación que coloca todos los caracteres de final de línea pegados a la margen derecha del documento, mientras que los caracteres de inicio de línea no quedan pegados a la margen izquierda del documento. La combinación de teclas para colocar un texto en alineación derecha es Ctrl +D.
Alineación centrada: Es aquella que coloca todos los caracteres tanto de comienzo como de final de línea a una misma distancia con respecto a las márgenes izquierda y derecha.la combinación de teclas para colocar una alineación centrada es Ctrl + T .
Alineación justificada: Es aquella que coloca los caracteres de comienzo de línea pegados a la margen izquierda del documento y los caracteres de final de línea del documento pegados a la margen derecha del documento. La combinación de teclas para colocar una alineación justificada es Ctrl + J.
SANGRÍAS
La sangría establece la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. Ejemplo:
La economía es la ciencia social que estudia el comportamiento económico de agentes individuales producción, intercambio, distribución y consumo de bienes y servicios.
BORDES Y SOMBREADOS
Es otra de las formas que trae Microsoft Word para dar formato a los párrafos; lo cual consiste en aplicar una línea alrededor del párrafo y / o del documento .un borde puede tener diferentes características tales como tipo de línea, color espesor y posición dentro del párrafo. Para aplicar un borde a un párrafo seleccionamos la ficha diseño de pagina allí encontraremos un botón denominado bordes de pagina el cual se encuentra en la caja lógica fondo de pagina. Es de anotar que los bordes buscan mejorar el aspecto de los párrafos.
LISTAS NUMERADAS
Microsoft Word incorpora una herramienta que automáticamente da formato a los diferentes párrafos de una enumeración. Existen listas numeradas de varios niveles que son aquellas que van numeradas dentro de otro se recomienda al hacer una lista numerada digitar todos los párrafos y luego aplicar dicho formato. Para realizar una lista numerada utilizaremos el botón llamado numeración el cual se encuentra en la ficha de opciones inicio dentro de la caja lógica párrafo. Para generar listas numeradas de varios niveles utilizaremos el botón denominado lista multinivel.
1. Colores
1.1. Rojo
1.2. Morado
1.3. Azul
1.3.1. Oscuro
1.3.2. Claro
1.4. Rosado
1.4.1. Opaco
1.4.2. Oscuro
1.4.3. Claro
Otros de los temas vistos en nuestro entorno fue la creación de tablas. PROCESADOR DE TEXTOS
Es un software informático creado para la edición de textos.
Cuál es la finalidad de un procesador de texto?
Un procesador de textos tiene como función la creación y la gestión de documentos escritos, ya sean cartas, informes, formularios, entre otros, obviamente, este tipo de aplicación también permite trabajar con elementos como tablas o gráficos con el objetivo de mejorar la presentación y la comprensión de estos documentos.
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Un encabezado de página permite insertar texto en la parte superior de la hoja el cual va relacionado con la entidad que emite el documento. Es de anotar que también podemos insertar imágenes como logotipos de la entidad.
Los pies de página también permiten insertar textos los cuales van relacionados con información propia de la entidad que emite el documento (dirección, teléfono, fax, correo electrónico, página web, ciudad y país).
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese documento.
EXCEL
Es una aplicación para manejar hojas de calculo, es desarrollado por Microsoft y utilizado para tareas financieras y contables.
Una hoja de calculo es un programa capaz de trabajar con números de forma sencilla he intuitivamente, para ello se utiliza una "reticula" donde en cada celda de dicha reticula se puede introducir datos(números, letras, fechas, horas y funciones).
Cuando se intersepta una fila con una columna se forma una celda.Ejemplo: B1, C5, D2.
A continuación veremos el espacio de trabajo en Excel.
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| Excel tiene 16.384 columnas y 1.048.576 filas. |
CURSORES DE EXCEL
Selección: permite seleccionar celdas en una hoja de cálculo. Normalmente aparece en el centro de una celda. Para seleccionar una celda se localiza y le damos clic.
Rango de celdas: A1 – A5 (vertical).
Selección de celdas: A2 - D2 (horizontal).
Selección continua: Un rango más amplio.
Selección discontinua: Se seleccionan las filas y columnas por separado. Ctrl (sostenido) y seleccionar las celdas.
Mover o desplazar: permite desplazar un valor de una celda a otra celda, normalmente encontramos este cursor alrededor de la celda seleccionada.
Arrastrar: Permite generar una formula a lo largo de varias celdas. Normalmente lo encontramos en la parte inferior derecha de la celda.También podemos poner los dias de la semana y los meses,al arrastrarlo automáticamente los completará.
En el cuadro que aparece en la parte inferior de lo seleccionado , nos da unas opciones para numerar.
Selección de columna: permite seleccionar una o varias columnas, normalmente aparece sobre la letra que indica el nombre de la columna.
Para seleccionar varias columnas le damos clic sostenido sobre la celda y arrastramos. Para seleccionar una sola le damos clic sobre la letra al principio de la columna.
Selección discontinua de columnas: Ctrl + clic sobre la letra de las columnas a seleccionar.
Selección de filas: Selecciona una o varias filas. Normalmente aparece sobre el número que indica el nombre de la fila.
Selección de fila en modo alternado: ubico el cursor sobre la fila y con Ctrl sostenido selecciona las filas que desee.
Autoajustara la columna: Ampliar la columna de tal manera que se ajuste al tamaño del texto. En medio de las columnas donde están las letras le damos doble clic.
FÓRMULAS
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula.
Existen tres maneras de sumar en Excel.
- Colocamos el signo =, seleccionamos el primer valor de la celda a sumar, + , seleccionamos el segundo valor,+, el tercer valor y asi sucesivamente,luego enter para el resultado.
- Autosuma: Nos ubicamos al final de los valores a sumar y presionamos autosuma que esta en la cinta de direcciones, opcion suma y luego enter.
- Se copia dentro de la celda frente a la respuesta, en mayúscula =SUMA(D5:D10)enter.
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