FORMACIÓN TÉCNICA

PLEGARIA DE LA SECRETARIA

Ayúdame Señor

* A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente y  atender, al mismo tiempo, dos visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos, aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada.

* A no perder la paciencia, si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que, tal cual yo sospechaba, esta en el bolsillo de mi jefe.* A tener una memoria de computadora, para recordar hechos que pasaron inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo y que, según el, estoy obligada a recordar fácilmente.

* A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios.* A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que hora volverá, aunque eso no lo sepa nadie, menos su esposa.

* Aunque cuando el año termine, tenga la perspicacia necesaria para no obedecer la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después.

* A tener la habilidad de un prestidigitador para desaparecer alas personas que mi jefe no quiere recibir, después de que he dicho “no esta” y de repente el me habla en voz alta.

 

CUALIDADES DE LA SECRETARIA

CUALIDADES INTELECTUALES

*Cultura general

*Capacitación y actualizaciones permanentes

*Capacidad de observación y amplitud de memoria

*Saber escuchar

*Concentración en las diferentes tareas que se realizan

*Iniciativa

*Sentido común

*Habilidad parta seguir instrucciones

*Actitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente

*Metas personales y profesionales

CUALIDADES MORALES

*Responsabilidad
*Entusiasmo
*Discreción
*Veracidad
*Paciencia
*Honradez
*Lealtad
*Sinceridad
*Respeto
*Eficacia

CUALIDADES SOCIALES

*Capacidad para trabajar en equipo
*Capacidad para dirigir
*Orden
*Habilidad para comunicarse
*Tacto y prudencia
*Sentido de humor
*Tolerancia
*Estabilidad emocional
*Solidaridad

*Excelente presentación personal
*Adecuada modulación de la voz
*Coordinación de movimientos

PRESENTACION PERSONAL Y ETIQUETA

Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garantice armonía y bienestar para las personas que participan en ella.

Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones por su presentación personal, la observación de las normas de cortesía y etiqueta.

NORMAS DE CORTESIA

Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia  de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.

v  saludar y responder el saludo.

v  reconocer y respetar los derechos de los demás.

v  identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes.

v  desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.

v  comportarse con caballerosidad o femineidad en todo momento.

NORMAS DE ETIQUETA PARA  LA MESA 

En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se representa algunas recomendaciones.

v  cuando se invite a pasar a la mesa, no dirigirse  a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse.

v  no tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de la casa no lo haga o lo indique explícitamente.

v  adoptar una posición erguida

v  no apoyar los codos en  la mesa, estos deben estar a los costados de cuerpo

v  el borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo

v  empezar a comer cuando haya servido a todos los comensales

v  no elevar los codos cuando se utilizan los cubiertos

v  no hablar con la boca llena

v  no llevar la boca a los alimentos. no hay que acercar la cabeza al plato, sino que el cubierto lleva el alimento a la boca.

v  no tomar un trago de agua, vino o cualquier  bebida  con la boca llena 

v  no utilizar demasiado la servilleta. Mantenerla sobre las piernas

v  no limpiar cubiertos, copas, o vasos con la servilleta. si hace falta pedir que los cambien

v  no  empuñar los cubiertos, sostenerlos con naturalidad

v  no gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos

v  no hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber del vaso o tomar la sopa

v  no mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen a la mesa

v  devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educación

v  en bufe, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato

v  no tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento se corre el riesgo de derramar sobre el plato salpicar a alguien

v  No tomar el cuchillo como una pluma de escribir

v  no apoyar el dedo índice sobre  el lomo de la hoja del cuchillo

v  no comer con la punta del cuchillo

v  no comer con la boca abierta

v  no tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento

v  no partir con el cuchillo los alimentos blandos verduras, huevos,  legumbres, macarrones, espaguetis, canelones frutas…. esto se hace con el tenedor

v  no dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado

v  no demostrar agradecimiento por una comida con voracidad. Es una absoluta grosería

v  no tocar el plato con las manos. Solo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.

v  no comer el pan a mordiscos debe partirse en pequeños pedazos  cada vez

v  las galletas y tostadas si se pueden pero en pequeños bocados

v  no sostener el pan con el tenedor

v  no tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas

v  no levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos o al llevar un vaso, taza o copa a los labios resulta muy cursi

v  no poner las manos encima del plato para impedir que repita alguna porción o alimento

v  no rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud, el invitado educado come lo que le sirvan, aunque no le guste.

v  no iniciar conversaciones sobre temas desagradables

v  evitar temas relacionados con problemas de salud

v  no usar palillos

v  no  retocarse en la mesa.

NORMAS DE ETIQUETA PARA  EL

 RESTAURANTE

v  Si la comida no corresponde con lo pedido, esta frio o si no es la del agrado, devolverla con discreción y cultura

v  si se derrama algo no limpiar la mesa, solicitar al camarero que lo haga, mientras el llega utilizar una servilleta 

v  si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo esto lo hace el camarero

v  si en la mesa ha sucedido un desastre porque algo se rego, debe pasarse a otra mesa, pero no llevar los platos ni copa, esto lo hace el camarero

v  actualmente una mujer  puede invitar a un caballero a un restaurante. En este caso, ella sugiere las comidas, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas. A la hora de pagar ella pide la cuenta y paga . Si lo prefiere  puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.

JOYAS Y ADORNOS

v  No llevar collar y prendedor simultáneamente.

v  los aretes y broches deben hacer fuego

v  cuando se lleva blusa de manga larga con botones no usar pulsera

v  no utilizar collar con vestido de cuello alto

v  las  personas altas pueden usar accesorios cortos

v  para los accesorios escoger una sola línea: dorada, plata, persas, fantasías, artesanías, artesanales u otros pero no combinarlos ni usar  todos a  la vez.

v  cuando se usan gafas no deben utilizarse muchos accesorios.

UNIFORMES

Es tan importante lucir bien con tu propio guarda ropa como con el uniforme que suministran algunas empresas.

Al vestir  uniforme se está proyectando  una  forma más diferente a la imagen de la empresa para la cual se trabaja

Como el uniforme presenta caracteres comunes que son esencialmente un signo de identificación deben tener armonía en el color, con el cual los empleados se sientan bien

El uniforme, como su nombre lo indica no permite variaciones o interpretaciones personales, porque su carácter. Debe existir satisfacción al usuario por eso debe ser sobrio con diseño que pueda adoptarse a todo tipo de silueta, funcional y de colores que no fatiguen ni de materiales que de deterioren rápidamente.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LOS

 TRABAJOS DE DIGITACION

NUMEROS: los años se escriben en cifras y sin punto. Ejemplo 2010.

v  la escritura eventual de números dentro de un texto se debe hacer de la siguiente manera: del 1 al 9 en letras y del 10 en adelante en números pero si en un mismo texto  se encuentra cifras mayoría y menores que 9 estas se escriben en números.

v  cuando sea necesario expresar cantidades de números en letras se debe tener en cuente que desde el 16 al 30 se escribe una sola palabra, del 31 en adelante en tres palabras.

v  para documentos legales, los números se expresan en cifras y letras o viceversa. Ejemplo:500.000 (quinientos mil pesos M/L).

HORA INTERNACIONAL:

En la denominación de hora local se debe utilizar el modelo interacional de 24 horas: Ejemplo 01:00 horas, 10:30 horas.

CARGOS Y TITULOS:

 Los cargos correspondientes a los demás deben escribirse en femenino

 como lo establecido la real académica de lengua. Ejemplo: Jefa, Alcaldesa, Jueza, etc.

 USOS DE LAS MAYUSCULAS

v  Se escriben con letra inicial mayúscula la primera letra de un escrito y la que valla después de  un punto.

v  Todos los nombres propios y apellido. Ejemplo: Simón Rojas Toro

v  Cada una de las palabras que designan un cargo. Cuando se trate de términos genéricos van con minúscula. Ejemplo: jefe de personal, gerentes

v  Los  atributos de Dios y la virgen: Dios, Virgen María

v  Los nombres de instituciones comerciales, títulos de los libros, periódicos, revistas y película. Ejemplos: Avianca, El Tiempo, Semana, Los Vengadores.

v  Cuando después de 2 se citan palabras textuales. Ejemplo: el señor dijo: Amados los unos  a los otros.

v  Después de los dos puntos de certificados y la constancias.

v  Los nombres de las ciencias profesionales: Ejemplo: Medicina, Biología

v  Los puntos cardinales.

v  Los planetas.

v  Los nombres de las festividades y celebraciones.

USO DE LA NIMUSCULA

Se escriben con minúscula:

v  Los días

v  Los meses

v  Las estaciones del año

v  Los gentilicios

SIGNOS DE PUNTUACION Y SUS ESPACIOS

v  Después de punto se dejan 2 espacios y se inicia con mayúscula.

v  Después de punto y aparte se dejan 2 renglones

v  Después de  punto y coma se deja un espacio

v  Después de coma se deja 1 espacio

v  Después de 2 puntos y puntos suspensivos se dejan 2 espacios

v  Antes y después de paréntesis, signos de interrogación, admiración, y comilla se dejan 2 espacios.

CUALIDADES FISICAS